Nieuws facturatieregels vanaf 1 januari 2015 - een korte toelichting

Geraardsbergen, 1 januari 2015

Eind 2014 werden er door de Centrale Diensten inzake BTW 2 administratieve beslissingen gepubliceerd. Enerzijds werd er bereicht over de nieuwe "definitieve" facturatieregels per 1 januari 2015 en anderzijds werd er bericht over een uitstel van deze regels t.e.m. 30 juni 2015.

De onderstaande tekst is een overzicht van de nieuwe regels "in mensentaal" en focust op lokale leveringen van diensten en goederen.

De onderstaande beschreven facturatieregels mogen vanaf heden toegepast worden .


Wat moet u zeker onthouden als u in de toekomst nog (voorschot)facturen opstelt?

Vermelding datum belastbaar feit

Belangrijk is dat elke factuur, naast de gebruikelijke factuurdatum, ook een datum van het belastbaar feit vermeld. Dit is de datum waarop het goed is geleverd of de dienst werd verricht (of de betaling werd ontvangen).

Enkel indien de factuurdatum gelijk is aan de datum van het belastbaar feit moet er geen expliciete datum van belastbaar feit worden vermeld.

Voor voorschotfacturen wordt er in een administratieve tolerantie/afwijking voorzien (zie verder).


Voorschotfacturen

Wat zijn voorschotfacturen?

Voorschotfacturen zijn facturen die opgemaakt worden vòòrdat een goed is geleverd, een dienst is verricht of dat er een betaling is gebeurd voor een bepaalde handeling.


Vermelding datum belastbaar feit (voorschotfacturen)?

Bij voorschotfacturen dient er, naast de gebruikelijke factuurdatum, een "vermoedelijke" datum van belastbaar feit opgenomen worden op de facturen (om correct te zijn).

Dit is bijvoorbeeld: datum waarop de levering normaliter zal gebeuren of uiterste datum waarop betaling wordt verwacht ontvangen te zijn (vb. vervaldag vermeld op factuur).

Door de "vermoedelijke" datum te vermelden blijft een voorschotfactuur nog steeds kwalificeren als een volledige en juiste factuur.

Afwijking op de uitzondering

Indien tussen de datum van de voorschotfactuur en de levering van een goed of dienst maximaal 7 dagen verschil zit, moet er geen datum van belastbaar feit vermeld worden. Het is echter belangrijk dat het niet meer dan 7 dagen zijn (ook niet in praktijk) anders dienst een nieuwe factuur opgemaakt te worden.


Aftrek van btw

De BTW-belastingsplichtige die een goed of dienst ontvang, kan de BTW in aftrek nemen zodra hij over een conforme factuur beschikt. Belangrijk is dat hij kan aantonen dat het belastbaar feit (levering goed, dienst of betaling) zicht achteraf voordoet binnen de zgn. windowperiode van 3 maanden (zie hieronder een voorbeeld).

2 concrete voorbeelden van de zogenaamde windowperiode:

Vb 1. Een belastingsplichtige, maandindiener, ontvang een voorschotfactuur met datum 5 januari 2015 (in te dienen voor 20 februari 2015).

Er dient geen correctie te worden verricht indien de belastingsplichtige kan aantonen dat voor 30 april 2015 het belastbaar feit (levering goed, dienst of betaling) zicht heeft voorgedaan.

Indien het belastbaar feit zicht niet heeft voorgedaan, dient een negatieve herziening voor dit btw-bedrag opgenomen te worden (deze blijft behouden tot bewezen kan worden dat het belastbaar feit zicht alsnog heeft voorgedaan).

Vb 2. Een belastingsplichtige, kwartaalindiener, ontvangt een voorschotfactuur met datum 5 januari 2015. De belasting op deze factuur mag in aftrek genomen worden in de aangifte met betrekking tot kwartaal 1 van 2015 (in te dienen voor 20 april 2015).

Er dient geen correctie te worden verricht indien de belastingsplichtige kan aantonen dat voor 30 juni 2015 het belastbaar feit (levering goed, dienst of betaling) zicht heeft voorgedaan.

Indien het belastbaar feit zicht niet heeft voorgedaan, dient een negatieve herziening voor dit btw-bedrag opgenomen te worden (deze blijft behouden tot bewezen kan worden dat het belastbaar feit zich alsnog heeft voorgedaan).


Kort overzicht factuurvermeldingen

Ter herhaling nemen wij hierbij nog een kort overzicht op van een aantal elementen die btw-technisch zeker op een factuur vermeld moeten worden (art. 5 KB1 W.BTW):

  • Datum waarop ze worden uitgereikt
  • Factuurnummer
  • Naam van de leverancier/dienstverrichter, zijn adres en btw-nummer
  • Naam van de klant, zijn adres en btw-nummer
  • Datum van het belastbaar feit (zie voorgaand)
  • Gegevens die nodig zijn om handeling te kunnen bepalen (en bijgevolg ook btw-tarief)
    (vb. gedetailleerde omschrijving welke goederen / diensten zijn geleverd).
  • Voor elk tarief of vrijstelling, de maatstaf van heffing, de eenheidsprijs excl. btw, en kortingen
  • De vermelding van de tarieven en het totaalbedrag van de verschuldigde btw
  • Vermelding van een vrijstelling (indien van toepassing)
  • Vermelding naar voorgaande facturen (indien er meerdere facturen worden uitgereikt met betrekking tot dezelfde levering)
  • ...


Deze factuurvermeldingen gelden ook voor inkomende facturen. Belastingsplichtigen moeten deze controleren om hun recht op aftrek van BTW te verzekeren. Wij raden aan niet-conforme facturen niet te betalen alvorens de leverancier of dienstverrichter een conforme factuur aflevert.


Tot slot dient er op elke creditnote worden vermeld: "btw terug te storten in de mate dat het oorspronkelijk in aftrek is gebracht".