Kasboek versus dagontvangstenboek


In de praktijk wordt bij controles steeds meer de nadruk gelegd op formele verplichtingen.

Hierbij komen steeds meer discussies naar voor waarbij blijkt dat veel belastingplichtigen ervan uitgaan dat zij in regel zijn met de verplichting voor het houden van een dagontvangstenboek indien zij een kasboek bijhouden.

Niets is echter minder waar: het kasboek is wel een financieel dagboek, maar is geen dagontvangstenboek.

Hoe wordt een kasboek opgemaakt?

In een kasboek dienen alle betalingen in cash geld (zowel ontvangen, als uitgegeven) worden ingeschreven. Dit zonder uitstel, getrouw en chronologisch met een omschrijving van de verrichtingen en dagelijkse saldi.

Voorbeelden van mogelijke transacties

  • De inkomende kasgelden
    • Contante verkopen, waarbij de onderneming niet de verplichting had om een factuur op te stellen (dagontvangsten van particulieren);
    • Een contante betaling van een klant van een factuur;
    • Transferten van bank naar kas;
    • Stortingen in kas van eigen gelden van een aandeelhouder, bestuurder of zaakvoerder.
  • De uitgaande kasgelden
    • Betaling van onkosten zonder factuur (kasticket of ander bewijs);
    • Een contante betaling aan een leverancier van een factuur;
    • Transferten van kas naar bank;
    • Afnames uit kas van gelden door een aandeelhouder, bestuurder of zaakvoerder.

Veelal wordt door belastingplichtigen geen kas aangehouden (en bijgevolg geen kasboek ingeschreven) wanneer het aantal verrichtingen in contanten tot een absoluut minimum beperkt zijn.

Vb. slechts af en toe contante betaling aan een leverancier of van onkosten zonder factuur.

Heeft de belastingplichtige daarentegen regelmatig contante verkopen, dan is het aanhouden van een kas en kasboek een vereiste.

Hoe wordt een dagontvangstenboek opgemaakt?

Per bedrijfszetel dient er een dagboek aangelegd te worden, waarin de ontvangsten ingeschreven worden met betrekking tot handelingen waarvoor het niet verplicht is om een factuur op te maken en waarvoor ook geen factuur werd opgemaakt, bijvoorbeeld verkoop aan particulieren.

Wat zijn de voornaamste kenmerken van een dagontvangstenboek?

  • In het dagontvangstenboek worden de ontvangsten globaal van dag tot dag ingeschreven per BTW- tarief. Elke inschrijving dient weliswaar verantwoord te worden door gedetailleerde bewijsstukken, zoals bijvoorbeeld kasticketten.
  • Leveringen van goederen met een waarde van meer dan € 250,00 inclusief BTW en per eenheid, dienen afzonderlijk in het dagontvangstenboek ingeschreven te worden, met duidelijke vermelding van de aard van het verkochte goed.
  • Deze afzonderlijke inschrijving mag worden vervangen door een dagelijkse globale inschrijving wanneer de verantwoordingsstukken die opgesteld moeten worden, benevens de ontvangst, de aard van de verkochte goederen nauwkeuring vermelden.
  • Een verkeerde inschrijving in het dagontvangstenboek kan gecorrigeerd worden, maar enkel door een nieuwe, afzonderlijke inschrijving op de dag waarop de fout werd ingezien, met een verwijzing naar de inschrijving die wordt gecorrigeerd. De foutieve inschrijving mag niet onherkenbaar gemaakt worden.
  • Op het einde van elke aangifteperiode moet, per tarief, het totaalbedrag van de maatstaf van heffing en van de verschuldigde BTW voor die periode, worden uitgedrukt in euro.

Zowel het kasboek als het dagontvangstenboek zijn verkrijgbaar bij Boekhoudkantoor Bockstael of bij een handel in kantoorartikelen.

Het kasboek mag echter op zulke wijze worden aangepast dat het eveneens dienst doet als dagontvangstenboek.

Voor andere vragen in dit verband, kan u steeds contact opnemen met onze medewerkers.