Aspecten verbonden aan de invoering van de geregistreerde kassa


Met de invoering van de geregistreerde kassa staat de horecasector voor één van de grootste uitdagingen uit haar bestaan. Wij lijsten hieronder de belangrijkste aspecten verbonden aan de invoering van de geregistreerde kassa voor u op.

STAPPENPLAN

Stap 1: Onderzoek of u verplicht bent een geregistreerde kassa met blackbox te gebruiken


Concreet: bereken of u de 10% grens bereikt of niet (zie verder voor de berekeningswijze)

Stap 2: Tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015, als u een geregistreerde kassa met black box zal moeten gaan gebruiken, registreer u bij de FOD Financiën


U moet zich als toekomstig kassagebruiker zelf kenbaar maken bij de FOD Financiën. Diegenen die zich niet tijdig kenbaar maken, zullen door de FOD Financiën bezocht worden.


Registreren kan u via www.geregistreerdkassasysteem.be, doorklikken in de rechterkolom op ´registratiemodule GKS voor horeca-uitbaters´. Om toegang te krijgen tot de registratiemodule, moet u over de rol van wettelijk vertegenwoordiger beschikken van uw onderneming. Vervolgens ontvangt u van de Administratie één van volgende uiterlijke implementatiedata: 30 juni 2015, 30 september 2015 of 31 december 2015.


Stap 3: Na registratie, contacteer een kassaverdeler en bestel een gecertificeerde geregistreerde kassa met black box (of laat uw huidige kassa updaten tot een gecertificeerde geregistreerde kassa met black box, indien mogelijk)


Bekom ook van uw kassaverdeler de productienummers van zowel het door u gekochte kassasysteem als de door u gekochte black box.


Stap 4: Vraag uw VAT signing card(s) aan.


Contacteer de FOD Financiën voor de nodige VAT signing card(s) voor in uw black box(en). De VAT signing cards zijn noodzakelijk om het ganse kassasysteem in werking te doen treden. Het aanvragen van een VAT signing card is de allerlaatste stap van uw registratieproces, en is pas mogelijk nadat uw leverancier effectief een kassa en black box in uw zaak plaatste, zodat u de geleverde serienummers kunt vergelijken met deze die in de registratiemodule door uw leverancier werden toegewezen; u de levering als correct accepteerde in de registratiemodule; u in de registratiemodule de kassa en de black box aan elkaar koppelde.


Stap 5: Bestel btw-bonnetjes bij een erkende drukker.


Zorg dat u over een voldoende voorraad btw-bonnetjes beschikt voor het geval de geregistreerde kassa en/of de black box technische problemen zouden ondervinden. Deze btw-bonnetjes moet u dus hebben vanaf het moment dat de geregistreerde kassa met black box in uw zaak geïnstalleerd is.


Stap 6: Vanaf 30 juni 2015: ingebruikname.


Van zodra de geregistreerde kassa met black box geleverd en geïnstalleerd is in uw zaak, moet u alle handelingen op deze kassa intikken en aan elke klant een kasticket uitreiken. Dit zal ten vroegste 30 juni 2015 zijn. Andere data zijn 30 september en 31 december 2015. In de periode voorafgaand aan de ingebruikname van de geregistreerde kassa reikt u btw- bonnetjes uit.


REGELGEVING

1. Wie moet zo’n geregistreerde kassa met black box gebruiken?


Elke inrichting waar ´regelmatig´ maaltijden worden verbruikt.


Als uw ontvangsten voortkomende uit het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt (exclusief btw), met uitsluiting van de daarbij horende dranken, minstens 10% van uw totale omzet (exclusief btw) gerealiseerd door horeca activiteiten, bedragen.


Omgekeerd, als uw ontvangsten voortkomende uit het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt (exclusief btw), met uitsluiting van de daarbij horende dranken, minder dan 10% van uw totale omzet (exclusief btw) gerealiseerd door horeca activiteiten, bedragen, wordt u niet beschouwd als een exploitant van een inrichting waar ´regelmatig´ maaltijden worden verbruikt, maar als exploitant van een inrichting waar ´occasioneel´ maaltijden worden verbruikt. Voorbeelden: drankgelegenheden (cafés) die slechts occasioneel maaltijden verschaffen, inrichtingen die gespecialiseerd zijn in meeneemmaaltijden (geen verbruik ter plaatse), enz.


Het aandeel van uw maaltijdverstrekkende activiteiten is dus bepalend. Niet de sector die u koos. Het maakt niet uit of u nu de uitbater bent van een feestzaal, restaurant, taverne, brasserie, eetcafé, kantine, theesalon, een bakkerij met verbruikszaal...


Ontvangsten uit maaltijden ter plaatse (excl. btw): ≥ 10% van uw totale omzet (excl. btw)→ Geregistreerde kassa met black box

Ontvangsten uit maaltijden ter plaatse (excl. btw): < 10% van uw totale omzet (excl. btw)→ Geen geregistreerde kassa met black box, maar wel andere verplichtingen, namelijk btw-bonnetjes schrijven!


2. Hoe moet u de 10% berekenen?


- Algemene regel:


In januari 2015 maakt elke horeca uitbater de berekening voor het voorbije kalenderjaar 2014. Op 1 januari van elk daaropvolgend jaar, maakt elke horeca uitbater die beoogd wordt door de black box-reglementering en die nog geen kassa met black box gebruikt omdat het tot op heden na toepassing van de 10%-regel niet verplicht was, de berekening voor het voorbije kalenderjaar.


De handeling die enkel bestaat uit de levering van spijzen en/of dranken, met of zonder voorafgaande bereiding, die ter plaatse worden bezorgd of "om mee nemen", zonder enige bijkomende dienst om het onmiddellijk verbruik aangenamer te maken, wordt niet aangemerkt als restaurant- of cateringdienst. (Bijvoorbeeld de meeneemmaaltijden verkocht in een restaurant, de maaltijden door de traiteur afgeleverd bij de klant, zonder bijkomende diensten.)


Deze leveringen moeten niet opgenomen worden in de omzet van de restaurant- en cateringdiensten (teller van de breuk) maar wel in de totale omzet gerealiseerd door horeca-activiteiten (noemer van de breuk) voor de berekening van de 10 percent regel.


Maaltijden die ter plaatse worden genuttigd, worden ook beschouwd als leveringen van goederen (in plaats van restaurantdiensten) indien de volgende voorwaarden samen voldaan zijn:


  • a. De verstrekte spijzen en dranken kunnen uitsluitend worden genuttigd in open lucht, al dan niet onder een luifel, uitklapbaar dak of andere bescherming tegen de regen (de inrichting is met andere woorden niet voorzien van een gesloten verbruiksruimte).
  • b. De verkochte spijzen en dranken zijn standaardproducten en bereidingen voor de uitgeoefende activiteit. De bereiding gebeurt voortdurend of op regelmatige basis.
  • c. De dranken en spijzen worden enkel aangeboden in een voor éénmalig gebruik bestemde houder of verpakking van papier, karton of kunststof. Ook het bestek is voor éénmalig gebruik bedoeld.
  • d. Er is geen bediening aan tafel.

Wanneer een inrichting zowel beschikt over een gesloten ruimte ingericht voor het verbruik ter plaatse alsook over verbruiksinfrastructuur in open lucht, vormen alle ter plaatse verbruikte spijzen en dranken het voorwerp van een restaurantdienst, ongeacht of ze binnen of buiten worden geconsumeerd.


Let op! Van zodra u ten aanzien van een referentieperiode de 10% bereikt of overschrijdt, verkrijgt u vanaf de eerste dag die volgt op de betrokken referentieperiode (of voor starters vanaf het begin van de eerste referentieperiode als de raming minstens 10% bedraagt) definitief het statuut van inrichting die regelmatig maaltijden verschaft om ter plaatse te worden verbruikt, zelfs al zakt uw percentage nadien terug onder de 10%. Uw statuut kan dan slechts nog wijzigen als u de activiteit met betrekking tot het verschaffen van maaltijden om ter plaatse te worden verbruikt volledig en definitief stopzet (vb. een zaak die zich in de toekomst uitsluitend gaat beperken tot meeneemmaaltijden).


3. Om welke kassa gaat het?


Het kassasysteem moet aan een aantal vereisten en waarborgen voldoen, waaronder:


a. de onveranderlijkheid van de ingebrachte gegevens: er kan dus niets meer op de kassa gewist worden, zonder dat er een spoor achterblijft;


b. elke gebruiker van de kassa moet in de kassa geregistreerd zijn met zijn/haar INSZnummer. Op zich is dit geen arbeidstijdregistratie maar geeft het wel aan wanneer de gebruiker op de kassa heeft gewerkt.


IN DE PRAKTIJK

A. Inrichtingen die regelmatig maaltijden verschaffen om ter plaatse te worden verbruikt (restaurants + iedereen met verbruik ter plaatse > 10%)

Tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015 zal u zich moeten registreren.
Vanaf 30 juni 2015 ten vroegste zal u een ticket geregistreerd kassasysteem moeten uitreiken voor alle verrichte handelingen ongeacht hun aard (voorbeeld: ook voor het louter verschaffen van dranken buiten het kader van een maaltijd) en ongeacht de hoedanigheid van de klant.


B. Inrichtingen die occasioneel maaltijden verschaffen om ter plaatse te worden verbruikt, vb. broodjeszaak of ijssalon met minder dan 10% verbruik ter plaatse, edm.

Vanaf 1 januari 2015 zal u voor het verschaffen van maaltijden en van de daarbij horende dranken voor verbruik ter plaatse een btw-bonnetje aan de klant moeten uitreiken. Dit document mag u vervangen door een volledige factuur voor zover u deze factuur aan de klant uitreikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd. Indien uw klant een belastingplichtige is, moet u, naast het btw-bonnetje, steeds een volledige factuur uitreiken. De dubbels van de btw-bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagontvangstenboek bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte.


C. Traiteurs

Het is belangrijk te weten dat er een onderscheid wordt gemaakt tussen cateringdiensten en het leveren van maaltijden.
We spreken van een levering als de klant de maaltijd komt afhalen of als u de maaltijd bij de klant levert zonder bijkomende diensten.
De omzet uit leveringen telt niet mee als omzet uit restaurant- of cateringdiensten voor de berekening van de 10%-regel. De omzet van de leveringen telt wel mee om de totale omzet te bepalen die wordt gerealiseerd door horeca-activiteiten.
Dit in tegenstelling tot de cateringdiensten, die zowel behoren tot de omzet uit restaurant- en cateringdiensten als tot de omzet uit horeca activiteiten.


C.1 Uw ontvangsten voortkomende uit de restaurant- en cateringdiensten (exclusief BTW), met uitsluiting van het verschaffen van dranken, bedragen minstens 10% van uw totale omzet (exclusief BTW) gerealiseerd door horeca activiteiten.

Tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015 zal u zich moeten registreren.
Vanaf 30 juni 2015 ten vroegste zal u een ticket geregistreerd kassasysteem moeten uitreiken voor alle verrichte handelingen ongeacht hun aard (voorbeeld: ook voor de cateringdiensten die uitsluitend betrekking hebben op het verschaffen van dranken) en ongeacht de hoedanigheid van uw klant.


In het geval van een cateringdienst moet het kasticket, in principe, uitgereikt worden bij de voltooiing van de dienst, eventueel op het einde van het evenement. Praktisch gezien is dit niet altijd mogelijk. Daarom aanvaardt de administratie de volgende afwijkende regeling:


Er hoeft geen kasticket van een geregistreerd kassasysteem uitgereikt te worden bij de voltooiing van de dienst wanneer dit praktisch niet mogelijk is, op voorwaarde dat de handeling op voorhand werd geregistreerd op het kassasysteem ter waarde van de offerte, bestelbon of geschatte waarde en dat eventuele correcties als eerstvolgende handeling na het evenement worden geregistreerd op het kassasysteem. Beide kastickets moeten worden uitgereikt aan de klant, eventueel samen met de factuur en uiterlijk op de 15de dag van de maand volgend op die waarin de cateringdienst plaatsvond.


C.2 Uw ontvangsten voortkomende uit de restaurant- en cateringdiensten (exclusief BTW), met uitsluiting van het verschaffen van dranken, bedragen minder dan 10% van uw totale omzet (exclusief BTW) gerealiseerd door horeca activiteiten.

Vanaf 1 januari 2015 zal u voor de door u verrichte cateringdiensten, met uitzondering van de cateringdiensten die uitsluitend betrekking hebben op het verschaffen van dranken, een btw-bonnetje moeten uitreiken. Dit document mag u vervangen door een volledige factuur indien u deze factuur aan de klant uitreikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd.


Als uw klant een belastingplichtige is, moet u, in voorkomend geval naast het btw-bonnetje, steeds een volledige factuur uitreiken. De dubbels van de btw-bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagontvangstenboek bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte.


D. Frituren en exploitanten van een drankgelegenheid (café, taverne), snackbar, tearoom, cafetaria, verbruikssalon voor ijs en banketgebak en andere verbruikssalons die zich beperken tot het verschaffen van ‘lichte’ maaltijden die uitsluitend geserveerd worden met brood.


Vanaf 1 januari 2015 moet u de verplichtingen naleven zoals die gelden voor inrichtingen die ofwel regelmatig ofwel occasioneel maaltijden verschaffen om ter plaatse te worden verbruikt.


Als u een inrichting uitbaat die regelmatig maaltijden verschaft om ter plaatse te worden verbruikt (> 10%), moet u zich tussen 1 januari 2015 en 28 februari 2015 registreren en zal u vanaf 30 juni 2015 ten vroegste een ticket geregistreerd kassasysteem uitreiken voor alle verrichte handelingen ongeacht hun aard (voorbeeld : ook voor de levering van meeneemmaaltijden en voor het leveren of het verschaffen van dranken buiten het kader van een maaltijd) en ongeacht de hoedanigheid van uw klant.


Als u een inrichting uitbaat die occasioneel maaltijden verschaft om ter plaatse te worden verbruikt (< 10%), moet u voor het verschaffen van maaltijden en van de daarbij horende dranken voor verbruik ter plaatse een btw-bonnetje aan de klant uitreiken. Dit document mag u vervangen door een volledige factuur voor zover u deze factuur aan de klant uitreikt op het tijdstip waarop de dienst is beëindigd. Als uw klant een belastingplichtige is, moet u, naast het btw-bonnetje, steeds een volledige factuur uitreiken. De dubbels van de btw-bonnetjes bewaart u. U houdt ook een dagontvangstenboek bij waarin u dagelijks de nummers noteert van de btw-bonnetjes die u die dag uitreikte. U kan echter vrijwillig overgaan tot het gebruik van een geregistreerd kassasysteem. In dit geval zijn de verplichtingen die gelden voor inrichtingen die regelmatig maaltijden verschaffen om ter plaatse te worden verbruikt, ook op u van toepassing.


De lijst van de lichte maaltijden is dus niet meer bepalend voor het al dan niet moeten uitreiken van een controledocument (ticket kasregister / btw-bonnetje)! Voorlopig blijft de lijst van lichte maaltijden nog wel geldig voor het al dan niet verplicht moeten bezitten van vestigingsattest.



WAT MET DE FORFAITAIRE REGELING?


Bepaalde belastingplichtigen (slager, bakker, caf´houder, frituurexploitant…) hebben de mogelijkheid de forfaitaire regeling voor kleine ondernemingen toe te passen. Volgens deze regeling moet u uw inkomsten niet van dag tot dag optekenen. Uw omzet wordt op forfaitaire manier bepaald.


Iedereen die restaurant- of cateringdiensten verricht, moet vanaf 1 januari 2015 hetzij een btw-bonnetje, hetzij een ticket van een geregistreerde kassa met black box uitreiken.


Indien u minder dan 10% van uw omzet realiseert door restaurant- of cateringdiensten, moet u voor deze diensten btw-bonnetjes uitreiken.


Indien u voor 10% of meer van uw omzet restaurant- of cateringdiensten verricht, moet u voor alle verrichte horecahandelingen een ticket van een geregistreerde kassa met black box uitreiken.


U bent bovendien uitgesloten van de forfaitaire regeling van zodra u restaurant- of cateringdiensten verricht. Bestaande ondernemingen die restaurant- of cateringdiensten verrichten, verliezen de forfaitaire regeling vanaf 1 januari 2015.



WAT BIJ TECHNISCHE PROBLEMEN?


- U moet een voorraad btw-bonnetjes ter beschikking hebben. Deze voorraad moet voldoende groot zijn, rekening houdend met de omvang van uw economische activiteit. Deze voorraad moet aanwezig zijn vanaf de datum van ingebruikname van uw geregistreerd kassasysteem met black box.


- U moet uw btw-controlekantoor onmiddellijk op de hoogte brengen van de technische problemen door het versturen van een e-mail naar het algemeen e-mailadres van dit controlekantoor. U vermeldt hierin kort de aard van het probleem en de datum en uur vanaf wanneer er geen btw-kasticket meer kon worden uitgereikt. Deze melding moet ten laatste één uur na het optreden van het technisch probleem worden verstuurd. Indien deze termijn niet gehaald kan worden door overmacht (bvb. Algemene stroompanne) dient de melding binnen de 24 uur worden verzonden.


- Ingeval van technische problemen met de VAT signing card, moet u onverwijld de FOD Financiën vragen om vervanging ervan. Teneinde de continuïteit van de uitbating te kunnen garanderen, wordt toegelaten dat een verdeler van Fiscal Data Modules (black boxen) een beperkte voorraad "depannage" VAT signing cards aanhoudt. Het in bruikleen geven van een dergelijke VAT signing card aan zijn klant dient eveneens onverwijld gemeld te worden, met opgave van de nummer van de card. Van zodra u uw nieuwe (vervangende) card van de FOD Financiën heeft ontvangen, dient u deze onverwijld in de Fiscal Data Module (black box) in te brengen, waarbij éénmalig de activatie met pincode dient te gebeuren.


- Ingeval van technische problemen met de Fiscal Data Module (black box), dient u alle erin opgeslagen gegevens gedurende de normale wettelijke periode (8 jaar) te bewaren. U dient hiertoe de Fiscal Data Module (black box) blijvend te bewaren. Om technische analyses door verdeler/producent (al of niet in het kader van de wettelijke garantiebepalingen) evenwel mogelijk te maken, wordt toegestaan dat de Fiscal Data Module wordt verwijderd van de oorspronkelijke plaats van opstelling, indien hierbij voldaan wordt aan volgende voorwaarden:


  • u neemt zelf via activering (inbrengen van SD kaart) van poort 3 een (automatische) volledige kopie van de gegevens en bewaart deze SD kaart met de gegevens voor de voormelde periode
  • en
  • u behoudt de defecte Fiscal Data Module op uw uitbatingszetel voor een periode van één maand, teneinde de Administratie toe te laten zelf een kopiename te verrichten, indien zij dit wenselijk acht.

- Ingeval van technische problemen met het kassasysteem, contacteert u onmiddellijk uw kassaverkoper/-verdeler voor reparatie.


- In elk geval van technische problemen, waardoor geen btw-kasticket met het geregistreerde kassasysteem met black box kan worden uitgereikt, moet er een btw-bonnetje worden uitgereikt voor alle handelingen waarvoor er normaal een BTW-kasticket moet worden uitgereikt. Er wordt geen enkele andere noodoplossing toegestaan voor de periode waarin geen technische oplossing voorhanden is.


- Wanneer het technisch probleem is opgelost, moet u binnen de 24 uur opnieuw een e-mail te versturen naar het algemeen e-mailadres van uw btw-controlekantoor. Hierin moet u vermelden: de datum en het uur vanaf wanneer u opnieuw BTW- kastickets kon uitreiken met uw geregistreerd kassasysteem, de hoeveelheid btw-bonnetjes die werden uitgereikt en de begin- en eindnummers van de uitreikte btw-bonnetjes.


- Bij een kortstondig defect wordt toegestaan dat, in afwijking van de bovenstaande procedure, één enkele e-mail wordt toegezonden aan het algemeen e-mailadres van uw btw-controlekantoor, met vermelding van begin- en einddatum en –uur van het technische probleem, de hoeveelheid uitgereikte btw-bonnetjes en de begin- en eindnummers van de uitreikte btw-bonnetjes.